矿业集团物资采购内部控制计划及流程

内部控制对于每个企业来说都是至关重要的，它对企业每个环节进行监督、控制。对物资采购进行内部控制，是保证煤矿集团能够正常经营的基础，由于煤矿行业的特殊性，其采购物资过程所需要的资金巨大，会直接影响集团的盈亏能力、生产效率及员工工作的安全性，因此，加强煤炭企业物资采购的内部控制，使其制度更完善，对所采购的物资成本、质量、安全性进行严格控制，加深管理层对内部控制的重视度，规范采购过程，使集团的物质采购过程有章可循。

一、矿业集团物资采购过程的内部控制制度

每个行业能够可持续经营，都必须对内部物资采购环节进行控制与监督，而内部控制制度的完善，对于物资采购过程具有重要的作用。我国煤矿集团的主要经营业务是对地下煤矿的开采进行加工、处理并选煤、选矿后进行销售，这套业务执行过程需要大量物资、设备的支持，集团及时采购所需的物资、设备，并且对这些设备、物资的采购过程进行监督、控制，避免人为操纵产生舞弊现象，保护集团资产的安全，对这些过程制定详尽的物资采购内部控制计划及流程。

二、规范煤矿集团物资采购流程

(一)煤矿集团物资采购流程

1、计划阶段

煤矿集团设备采购部门，以年、季、月为期限，根据各基层单位的业务需要，编制部门生产设备、配件、用具等物资的采购计划，通过层层上报，由上级领导审批，下达采购指令，由采购部进行采购。

2、审批阶段

上层领导根据各部门上报的采购计划，经过查验后审批（不足物资采购），通过招标、报价、中标的形式，由采购部门进行采购。

3、采购、验货阶段

煤矿集团与供货商签订物资采购合同后，对采购的物资进行检验，设备的型号、物资质量和数量是否与合同规定的内容一致，验收合格后入库、付款。

(二)煤矿集团物资采购管理意见

煤矿集团在进行物资采购过程中，可以用于周转的资金不多，如果不能合理调配内部资金，则不能满足集团物资供给的正常需求。因此，制定物资采购计划，对物资采购需要的资金进行合理估计。在集团内部制定财务预算，加强企业的采购管理，避免不适用的物资采购行为，使运营资金得到合理的安排，避免物资采购过程出现资金不足，影响煤矿集团的正常运营。

三、煤矿集团物资采购内部控制存在不足

(一)煤矿集团物资消耗管理存在问题

采购物资的实际消耗没有得到有效管理，主管部门对于物资消耗情况，凭借主观经验进行控制，而没有做到实际盘点，对每一样物资进行一一核对，库存中的物资存在积压现象，使煤矿集团内部物资采购的审批环节丧失了原有的核心地位，使物资采购管理与物资消耗不能紧密结合，给集团内部造成严重的资源浪费。

(二)采购商品的价格问题

市场环境下，相同的商品，在不同时间、不同地点的出售价格是截然不同的，这样给管理层决策集团内部物资采购价格带来了难度，同时，由于物资采购决策信息的不足，订货过程不能做到货比三家，很难判断出采购的物资价格是高还是低，即使采购中出现了高价格现象，也不能够判定是采购部门操作不当造成的。同时，相同商品的质量也是千差万别，对于采购的物资质量更是很难控制，如果操作不当就有可能给企业带来不必要的损失。

(三)物资采购的主观意识不强

煤矿集团物资采购过程缺乏必要的采购计划，内部管理不严格，采购过程具有随意性，凭借相关人员的工作经验随用随采，不但严重影响了生产经营进度，同时也增加了生产成本，制约了集团内部的物资管理水平。煤矿集团采购过程受各种因素的干预，许多采购的物资不经过市场调查与对比，缺少必要的沟通。物资的进出管理缺少动态把握，采购物资的库存管理、进货管理、出库管理都采用传统手工模式，缺少现代化管理的技术支持。

四、完善煤矿集团采购内部控制制度的应对措施

(一)严格规范集团管理制度，强化采购管理

煤矿集团应该高度重视物资采购价格及成本费用，内部建立专门设置采购部门，对集团内部采购进行审核，制定物资采购计划，并严格按照物资采购程序计划、审批、采购等程序执行。集团应对物资采购制度设置权限，对采购程序做出明确的规定，实行统一采购，加强物资的采购管理，避免中间环节，集中运用资金，加大购入产品、物资过程的透明度，大幅度降低采购成本，提高企业效益，使煤矿集团物资采购价格最优化。

(二)制定物资采购内部控制目标

煤矿集团物资采购内部控制制度是按照国家法律法规制定的，它的出现可以确保集团业务顺利开展，及时掌握集团内部库存情况及物资消耗情况，使物资信息在使用部门及保管部门实现对称性与透明性，针对积压现象、价格争议及时解决，借助信息系统的帮助，实时监控企业物资使用情况，将物资管理的各环节有效结合，降低集团资金的占用，保障生产经营的物资需要，及时掌握物资市场信息，对煤矿集团物资采购进行全面预算管理，在各采购环节做好有效评估，实现煤矿集团物资采购成本最低化、质量最优化。

(三)采购环节进行控制

煤矿集团根据内部需要，由每个部门根据实际生产情况提交采购预算申请，申请提交采购部门后，由保管部门核对库存量是否满足各部门的需求，如果不满足需求则同意采购，对于不需要的物资，一律不得提前采购；资金占用大的物资采购项目，需要经过高层领导批准后购买。集团在进行物资采购过程，应该将供货商的价格、质量作为主要采购信息。物资购入后，要对采购物资进行规格、品种、质量进行检验，对物资编制验收报告，不合格的材料应及时报告有关部门，予以退货；财务部门对采购部门的进货凭证进行审核，检查是否符合要求，经过审核无误后，支付物资款，从而避免采购过程舞弊现象的发生。

(四)建立物资采购内部控制制度

煤矿集团所需的物资具有很多不确定性，为了保证煤矿集团内部采购环节的有效进行，必须建立内部控制制度，加强物资需求计划的制定与管理，明确岗位职责及权限，提高物资采购的准确性，明确物资采购过程相关人员的责任，制定合理的审批程序，加强内部物资采购合同管理，对于合同的执行情况进行动态监督，物资采购的各个环节定期检查，及时发现采购过程的不规范行为，控制可能发生的风险，避免给企业带来不必要的损失，实现煤矿集团整体经济效益最大化。

综上所述，我国煤矿集团物资采购内部控制过程正在不断的完善与创新，但还是存在许多不尽如人意的问题，按照煤矿集团自身的经营特点，加强其内部控制管理，建立良好的材料、物质采购程序，及时发现采购过程中的舞弊现象，控制可能发生的风险，提高内部综合管理水平，将内部控制制度与日常物资采购有效结合，使集团资金使用更合理，采购业务更加有效，减少不必要的采购活动，避免浪费现象的发生，使企业内部控制制度沿着良性循环轨道向前发展。

文/ 郭海婷（冀中能源张家口矿业集团有限公司）