(二)电子采购平台应用架构。电子采购平台实现了一库(标准数据库)两平台(集中采购管控平台、招投标管理平台)两门户(供应商门户、专家门户)的管理模式。通过标准数据库完成供应商、价格、专家等主数据的管理。通过集中采购管控平台对采购计划、战略协议、采购合同(订单)、收货计划、采购结算等一系列采购过程控制。通过招投标管理平台实现采购方案制订、信息发布、竞价管理、询价管理、招标管理、谈判采购、合同授予等采购询源过程管控。通过电子采购门户实现企业与供应商的业务互动,实现供应商网上注册、信息查看、网上投标、网上竞价、网上报价、专家评标、业务协同等作业。电子采购平台应用架构如图2所示。
其详细的主要功能有:
1.电子采购门户平台
(1)供应商注册。当新供应商想成为企业的合格供应商,可以在采购门户自行注册,填写基本信息、资质信息、可供范围等提交企业,企业审核通过后即可成为合格供应商,参与采购交易。
(2)网上交互。合格供应商登录采购门户后可以查询企业发布的采购信息,根据采购方式的不同在网上进行投标、竞价、报价、谈判,参与企业的采购交易。中标供应商还可查询企业发布的要货计划、开票通知、收货反馈、付款通知等信息,发布发货通知、已开票通知、收款反馈等信息。
(3)自助服务。供应商自助服务管理为供应商提供自己的管理后台,可维护修改自己的相关基础信息、资质信息、供货范围信息等,还可发布产品信息(允许供应商按照采购物资目录分类发布自己的产品,包含产品价格、库存数量、生产能力、文字说明以及图片等信息)。
(4)在线评标。系统支持多种评标方式:专家评标系统根据招标设置根据招标物资各类与专家特长自动在专家库中抽取专家,通知评标专家。评标专家经过身份认证后,可以在线阅读标书、提交评标意见,根据评标指标进行打分,形成评标报告。
(5)个性化门户网站。电子采购平台使得企业能够开发出智能的门户站点,实现了企业信息、采购信息、供应商信息的发布、搜索、交互。供应商、专家和系统使用人员可以通过平台门户内容和布局进行个性化的定制,更快地找到相关信息,使电子采购门户平台真正成为沟通企业内外部资源的桥梁。
2.招投标管理平台
(1)信息发布。信息发布是分门别类的展示最新的采购信息、供应商产品信息、企业新闻、通知等,在经过审核后自动发布,供企业用户、供应商用户登录电子商务平台进行查看和后续业务处理。
(2)协议采购。采购战略协议年初根据当年的生产需求情况、去年的采购情况与战略合作供应商进行签定,战略协议确定采购物资品种、数量、基准价格、变动变动条件等主要要素。采购需求根据物资种类、供应商等条件判断是否存在相应的战略协议,如存在则显示出来供指定执行。
(3)招标采购。招标采购是邀请必要数量的投标者,进行一次性密封投标,并按照事先约定的程序和标准选择中标对象的市场交易行为。是在众多的供应商中选择最佳供应商的有效方法,它体现了公平、公开、公正的原则,使招标方以更低的价格采购到所需要的物资和服务,更充分地获得市场利益。
(4)竞价采购。竞价采购又称反向拍卖(RAT),是采购方式和招标技术以及现代互联网信息技术的有机结合:即用逐步降低销售价格方式赢得标的物的过程。竞价时,供应商同时登录平台,在较短的时间内集中竞价,各个供应商之间背靠背降价竞争,形成接近于成本价的最终成交价,极大地提高了采购效率。
(5)询比价采购。询比价采购,即通过平台业务系统同时向一家或多家供应商发出询价单,并与供应商进行谈判性磋商,直至达成价格一致的采购过程。与传统的询价采购过程相似,具有采购周期短,操作简便的特点。
3.集中采购管控平台
(1)采购需求。物资需求可以按照单位、组织、物资类别、物资等多维管理对象来进行编制。物资需求计划表由各申请单位依据本单位物资需求情况编写,尽可能的利用现有库存,确定最终需求数量。提交审核后系统根据物资种类、供应商等条件判断是否存在相应的战略协议,如存在则显示出来供指定执行采购。
(2)采购合同。确定供应商以后,采购主体同供应商进行合同签订,合同草稿参照合同模板形成以提高效率,双方审核后提交会签,会签后合同生效。采购合同管理提供采购合同的全程跟踪功能,跟踪采购合同的后续执行、合同状态、来源情况,随时了解整个采购合同的执行情况。
(3)验收入库。供应商接收到要货计划后,根据要货情况进行发货,实际发货后在平台上发布发货通知。系统支持供应商将材料送达采购主体或采购需求方、指定地点的模式,提供了对收货时过量或者欠量收货的容差处理。
(4)采购结算。支持集中结算和分散结算的模式。支持现款结算、预付款结算、先货后款、分期付款等结算方式。通过与到货单的核销确定采购成本,通过与付款单的核销为帐龄分析提供精准的数据。
4.基础信息平台
(1)价格库管理。电子采购平台业务处理过程中,采购价格的管理是重要的一环,加强价格控制,降低采购价格,是基于电子商务物资采购的重要目的。采购价格监控管理的要点是:询好价,咨询到真实的市场价;比好价,比质比价比综合价格;做好限价,实事求是,坚持原则。
(2)供应商管理。供应商管理的主要内容包括供应商的准入、供应商档案管理、供应商评价、供应商货源管理和对相关信息的查询分析。供应商管理对企业采购和成本控制有直接的影响,是对采购业务最有效地支持和监督。
(3)专家库管理。专家基本信息管理:记录专家姓名、年龄、性别、学习经历、工作经历等信息。专家资质管理:记录专家的资质证书、专长等。专家分类管理:根据专家的资质专长等信息对专家进行分类。
四、结论与建议
结合运用云计算技术,提出了建设企业集团电子采购平台的方案。企业集团通过电子采购平台的建设,帮助企业细化采购需求源头管理,加强招标、竞价、询价过程中的监控,加强与企业ERP信息系统集成一体化应用,实现集团上下协同、供应链企业之间的内外协同、企业的信息共享和流程的优化,提高供应链运作效率,降低成本,提升企业的核心竞争力。但云计算在理论上和实现技术上都还处于初始阶段,还存在如企业集团的商业数据安全、数据隐私、各 IT厂商的技术标准不统一等问题,企业集团在电子采购平台的建设过程中需要结合企业集团自身信息化基础和内部管理水平进行灵活运用。
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